Planilha de Controle de Aluguel Grátis 2026: Excel + Google Sheets, com Fórmulas Prontas

Planilha de Controle de Aluguel Grátis 2026: Excel + Google Sheets, com Fórmulas Prontas

Controlar aluguel no caderno, no WhatsApp ou em anotações soltas pode funcionar no começo, mas rapidamente vira confusão. Basta ter mais de um imóvel, datas diferentes de vencimento, reajustes anuais, recibos e inquilinos atrasados para o controle sair do lugar. Por isso, uma planilha de controle de aluguel grátis pode ser o primeiro passo para organizar melhor seus imóveis, pagamentos e cobranças.

Por que usar uma planilha de controle de aluguel?

Quem administra imóveis por conta própria sabe que o problema não é apenas receber o aluguel. Também é preciso lembrar datas de vencimento, confirmar pagamentos, registrar multas, calcular juros, guardar observações sobre cada inquilino e acompanhar contratos.

Uma boa planilha de aluguel no Excel grátis ajuda a centralizar tudo em um só lugar. Em vez de procurar conversas antigas no WhatsApp ou tentar lembrar se determinado inquilino já pagou, você consulta a planilha e vê o status rapidamente.

Esse tipo de controle é ideal para proprietários pequenos, pessoas que têm um ou poucos imóveis alugados, administradores iniciantes ou quem ainda não está pronto para contratar um software. A planilha funciona como uma base simples, barata e flexível para organizar a rotina.

No entanto, para que ela realmente ajude, precisa ser bem estruturada. Uma planilha muito simples, sem fórmulas ou campos importantes, acaba se tornando apenas uma lista manual. O ideal é que ela tenha colunas pensadas para a realidade do aluguel residencial ou comercial.

O que sua planilha precisa ter

Uma boa planilha controle de aluguel grátis deve ter pelo menos dez colunas essenciais. Elas ajudam a registrar as informações mais importantes de cada imóvel, cada inquilino e cada pagamento.

1. Imóvel

A coluna de imóvel identifica qual unidade está sendo controlada. Pode ser um apartamento, casa, sala comercial, kitnet, garagem ou qualquer outro tipo de propriedade.

Essa informação é especialmente importante para quem tem mais de um imóvel alugado. Sem essa coluna, você pode confundir pagamentos, vencimentos e contratos de inquilinos diferentes.

2. Inquilino

A coluna de inquilino registra o nome da pessoa ou empresa responsável pelo pagamento do aluguel. Também pode ser útil adicionar telefone, e-mail ou documento em outra aba da planilha.

Mesmo que você tenha apenas um imóvel, é importante manter esse campo organizado. Com o tempo, isso cria um histórico de locações e facilita consultas futuras.

3. Valor do aluguel

Essa coluna mostra o valor mensal acordado no contrato. Ela deve ser atualizada sempre que houver reajuste, desconto ou alteração formal no valor cobrado.

Manter esse dado separado ajuda a calcular o total esperado no mês e comparar com o que foi realmente recebido. Também facilita o acompanhamento do crescimento da renda de aluguel ao longo do tempo.

4. Vencimento

A data de vencimento é uma das colunas mais importantes da planilha. É ela que permite saber quando cada aluguel deve ser pago.

Com a data de vencimento bem preenchida, você consegue criar alertas automáticos de atraso usando fórmulas. Isso evita depender apenas da memória para cobrar o inquilino.

5. Status

O status indica se o aluguel está em dia, atrasado, pago ou pendente. Essa coluna pode ser manual ou automática, dependendo da estrutura da planilha.

O ideal é usar uma fórmula para evitar erros. Assim, a própria planilha consegue mostrar quando um pagamento passou da data de vencimento e ainda não foi registrado como pago.

6. Método de pagamento

Essa coluna registra como o aluguel foi pago: Pix, transferência bancária, boleto, dinheiro, cartão ou outro método. Parece um detalhe pequeno, mas ajuda muito na conferência financeira.

Se surgir alguma dúvida no futuro, você consegue verificar não apenas se o aluguel foi pago, mas também por qual canal o dinheiro entrou.

7. IGP-M base

Muitos contratos de aluguel usam índices de reajuste, como IGP-M ou IPCA. Ter uma coluna para o índice base ajuda a lembrar qual indicador foi usado no contrato.

Essa informação é útil no momento do reajuste anual. Em vez de procurar o contrato toda vez, você já sabe qual índice considerar para atualizar o valor do aluguel.

8. Observações

A coluna de observações serve para registrar informações importantes que não cabem nas outras colunas. Por exemplo: “pagou com desconto”, “prometeu pagar dia 10”, “aguardando comprovante” ou “contrato renovado”.

Essas anotações ajudam a manter o histórico da relação com o inquilino. Isso é importante principalmente quando há atrasos recorrentes ou negociações específicas.

9. Multa

A multa deve ser registrada quando o contrato prevê cobrança por atraso. Normalmente, contratos de aluguel incluem uma multa percentual sobre o valor devido.

Ter essa coluna separada evita cálculos improvisados. Você pode preencher o valor manualmente ou usar uma fórmula para calcular automaticamente com base no aluguel.

10. Juros

Além da multa, alguns contratos também preveem juros por dia de atraso. Essa coluna ajuda a acompanhar esse valor de forma clara.

Mesmo que você decida não cobrar juros em todos os casos, é útil ter o campo disponível. Assim, você sabe quanto poderia ser cobrado conforme o contrato.

Fórmulas que economizam tempo

Uma planilha simples já ajuda bastante, mas uma planilha com fórmulas economiza tempo e reduz erros. Abaixo estão algumas fórmulas úteis para usar em Excel ou Google Sheets.

Para facilitar, imagine que sua planilha esteja organizada assim:

• A: Imóvel
• B: Inquilino
• C: Valor do aluguel
• D: Vencimento
• E: Data de pagamento
• F: Status
• G: Método de pagamento
• H: IGP-M base
• I: Observações
• J: Multa
• K: Juros
• L: Data final do contrato

1. Status automático do aluguel

Use esta fórmula na coluna F para indicar se o aluguel está pago, atrasado ou em dia:

=SE(E2<>"";"Pago";SE(HOJE()>D2;"Atrasado";"Em dia"))

Essa fórmula verifica primeiro se existe uma data de pagamento. Se houver, o status aparece como “Pago”. Se não houver pagamento e a data atual for maior que o vencimento, o status aparece como “Atrasado”. Caso contrário, aparece como “Em dia”.

2. Dias de atraso

Se você quiser calcular quantos dias o aluguel está atrasado, pode criar uma coluna extra chamada “Dias de atraso” e usar:

=SE(E2<>"";0;SE(HOJE()>D2;HOJE()-D2;0))

Essa fórmula retorna zero quando o aluguel já foi pago. Se ainda não foi pago e passou da data de vencimento, ela calcula automaticamente quantos dias de atraso existem.

3. Total recebido no mês

Para calcular quanto foi recebido em determinado mês, você pode usar uma fórmula com SOMASES. Supondo que os valores estejam na coluna C e as datas de pagamento na coluna E, use:

=SOMASES(C:C;E:E;">="&DATA(2026;1;1);E:E;"<="&DATA(2026;1;31))

Essa fórmula soma todos os aluguéis pagos entre 1 e 31 de janeiro de 2026. Para outros meses, basta alterar as datas.

4. Alerta de contrato vencendo

Se a data final do contrato estiver na coluna L, você pode usar esta fórmula para alertar quando o contrato estiver vencendo nos próximos 30 dias:

=SE(L2="";"";SE(L2-HOJE()<=30;"Contrato vencendo";"Contrato ok"))

Essa fórmula ajuda a evitar surpresas. Com ela, você consegue se preparar para renovar contrato, negociar reajuste ou procurar um novo inquilino com antecedência.

5. Cálculo simples de multa por atraso

Se a multa for de 2 por cento sobre o valor do aluguel, você pode usar:

=SE(F2="Atrasado";C2*2%;0)

Essa fórmula calcula a multa apenas quando o status estiver como “Atrasado”. Caso contrário, o valor será zero.

6. Cálculo simples de juros por dia

Se os juros forem de 1 por cento ao mês, uma forma simples de calcular juros diários aproximados é:

=SE(F2="Atrasado";C2*1%/30*(HOJE()-D2);0)

Essa fórmula calcula juros proporcionais aos dias de atraso. Antes de usar, confira sempre o que está previsto no contrato de locação.

Como usar no Google Sheets vs Excel

Tanto o Excel quanto o Google Sheets funcionam bem para controle de aluguel. A escolha depende principalmente da forma como você prefere trabalhar.

O Excel é muito bom para quem gosta de manter arquivos salvos no computador, trabalhar offline e ter mais controle sobre o documento. Ele também é bastante conhecido e usado por contadores, administradores e proprietários.

O Google Sheets é melhor para quem quer acessar a planilha de qualquer lugar, pelo computador ou celular. Também é mais prático para compartilhar com outra pessoa, como sócio, contador ou familiar.

A principal diferença está na colaboração. No Google Sheets, várias pessoas podem visualizar ou editar a mesma planilha ao mesmo tempo. No Excel, isso também é possível em versões integradas ao OneDrive, mas muitos usuários ainda usam arquivos locais.

Outra diferença é o risco de versões duplicadas. No Excel, é comum salvar arquivos como “controle aluguel final”, “controle aluguel atualizado” ou “controle aluguel novo”. No Google Sheets, o arquivo fica online e atualizado em um único lugar.

Para quem está começando, qualquer uma das duas opções resolve. O mais importante é criar o hábito de registrar os pagamentos corretamente e manter a planilha atualizada.

Quando a planilha não é mais suficiente

A planilha é uma ótima ferramenta para começar. Ela é gratuita, simples e flexível. Porém, chega um momento em que ela pode começar a atrapalhar mais do que ajudar.

Isso acontece quando o controle manual fica grande demais ou quando a rotina exige recursos que uma planilha não faz bem. Abaixo estão alguns sinais de que talvez esteja na hora de buscar uma solução mais organizada.

1. Você tem três ou mais imóveis

Com um imóvel, a planilha costuma ser tranquila. Com dois, ainda é possível manter o controle. Mas a partir de três imóveis, as datas, valores, contratos e inquilinos começam a se misturar.

Nesse ponto, o risco de esquecer uma cobrança ou registrar algo errado aumenta. O controle passa a exigir mais atenção e disciplina.

2. Você esquece de cobrar inquilinos

Se você só percebe que um aluguel está atrasado vários dias depois do vencimento, a planilha talvez já não esteja sendo suficiente. O problema não é apenas o atraso, mas a falta de alerta automático.

Um bom sistema precisa lembrar você antes que o problema fique maior. Cobranças feitas no momento certo tendem a ser mais simples e menos desconfortáveis.

3. Você não tem histórico organizado

Outro sinal é quando você não consegue responder rapidamente perguntas simples, como: “quanto recebi no mês passado?”, “qual inquilino atrasou mais vezes?” ou “quando foi o último reajuste?”.

A planilha pode guardar histórico, mas isso depende de uma estrutura bem mantida. Se cada mês fica em uma aba diferente, ou se os dados são apagados e substituídos, o histórico se perde.

4. Você precisa emitir recibos

Muitos proprietários começam emitindo recibos manualmente em Word, PDF ou até mensagem de WhatsApp. Isso pode funcionar por um tempo, mas se torna repetitivo.

Quando você precisa gerar recibos com frequência, o ideal é automatizar esse processo. Isso reduz trabalho manual e deixa a comunicação com o inquilino mais profissional.

5. As fórmulas começam a quebrar

Uma das maiores limitações das planilhas é que elas dependem da estrutura correta. Se alguém apaga uma célula, altera uma fórmula ou move uma coluna, o controle pode parar de funcionar.

Esse é um problema comum em planilhas compartilhadas. A pessoa muda algo sem perceber e, dias depois, os cálculos já não estão corretos.

Se você está nesse ponto, o imobiRent foi criado exatamente para essa transição: um controle parecido com sua planilha, mas com recibos em PDF, alertas de vencimento, organização de imóveis e inquilinos, e nada de fórmula quebrada.

A ideia não é complicar sua rotina. Pelo contrário: é manter a simplicidade da planilha, mas com recursos automáticos para quem já precisa de mais controle.

Planilha grátis ou sistema de aluguel: qual escolher?

A resposta depende do seu momento.

Se você tem um ou dois imóveis, está começando agora e quer apenas organizar datas e pagamentos, uma planilha gratuita pode ser suficiente. Ela permite entender melhor sua rotina e visualizar os principais dados.

Mas se você já perde tempo conferindo pagamentos, criando recibos, procurando histórico ou lembrando vencimentos, um sistema pode ser mais eficiente. Nesse caso, o custo de continuar fazendo tudo manualmente pode ser maior do que parece.

A planilha é o primeiro degrau. O software entra quando você precisa de mais segurança, organização e automação.

Perguntas frequentes sobre planilha de controle de aluguel

A planilha atualiza o índice automaticamente?

Normalmente, uma planilha gratuita não atualiza índices como IGP-M ou IPCA automaticamente. Você pode deixar uma coluna para registrar o índice base e atualizar o percentual manualmente quando chegar o mês de reajuste.

Se quiser automatizar esse processo, seria necessário usar integrações, scripts ou uma ferramenta específica. Para a maioria dos pequenos proprietários, preencher o índice manualmente uma vez por ano já resolve.

Como calcular reajuste de aluguel?

O cálculo básico de reajuste é feito aplicando o percentual do índice sobre o valor atual do aluguel. Por exemplo, se o aluguel é de 1.500 reais e o reajuste acumulado é de 5 por cento, o novo valor será 1.575 reais.

Uma fórmula simples seria:

=C2*(1+5%)

Nesse exemplo, C2 representa o valor atual do aluguel. Antes de reajustar, confira o contrato e veja qual índice foi combinado.

Também vale a pena ler nosso guia completo sobre como calcular reajuste de aluguel.

A planilha funciona offline?

No Excel, sim. Você pode baixar o arquivo e usar normalmente sem internet, desde que ele esteja salvo no seu computador.

No Google Sheets, é possível ativar o modo offline, mas isso depende das configurações da sua conta e do navegador. Mesmo assim, o uso mais comum do Google Sheets é online.

Posso compartilhar a planilha com meu contador?

Sim. No Google Sheets, basta compartilhar o link com permissão de visualização ou edição. No Excel, você pode enviar o arquivo por e-mail, WhatsApp ou armazenar em uma pasta compartilhada.

Se a planilha tiver dados sensíveis de inquilinos, como documentos e telefones, tenha cuidado com quem recebe acesso. O ideal é compartilhar apenas o necessário.

Posso usar a mesma planilha para aluguel residencial e comercial?

Sim. A estrutura básica funciona para os dois casos. Você pode apenas adaptar algumas colunas, como tipo de imóvel, CNPJ do inquilino, impostos, taxas adicionais ou observações contratuais.

O importante é manter a planilha clara e evitar excesso de campos que você não usa.

Vale a pena usar planilha para vários imóveis?

Vale a pena no começo, mas depende da quantidade de imóveis e da sua disciplina. Para poucos imóveis, uma planilha bem organizada pode resolver.

Quando a carteira cresce, o controle manual fica mais frágil. Nesse momento, um sistema como o imobiRent pode ajudar a centralizar imóveis, inquilinos, contratos, pagamentos e recibos em um só lugar.

O que fazer quando o inquilino atrasa o aluguel?

O primeiro passo é verificar o contrato, confirmar a data de vencimento e entrar em contato com o inquilino de forma clara e profissional. Também é importante registrar o atraso e manter histórico das conversas e pagamentos.

Para entender melhor esse processo, veja também nosso guia sobre como lidar com inadimplência no aluguel.

Quando a planilha começar a ficar pequena para sua rotina, conheça o imobiRent: uma forma simples de administrar imóveis, inquilinos, contratos, pagamentos, recibos e despesas sem depender de fórmulas manuais.